はじめに
「VLOOKUPは理解できたけど、実務でどう使えばいいの？」
そんな方にオススメなのが 見積書の作成 です。
商品コードを入力するだけで商品名や単価が自動で表示される見積書を作れば
入力作業がラクになり、ミスも減ります。
【さらっと復習】VLOOKUP関数
読み直しされたい方は下記のリンクよりVLOOKUP関数の基礎をご確認ください。
(弊サイト内別ページへ移動します。)
▶ VLOOKUP関数の使い方
VLOOKUP関数は
社員番号から 名前 を探す。
商品コードから価格を自動で表示する。
といった場面でよく使用されます。
基礎構文は下記のとおりです。
=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索方法)見積書を作ってみよう。【下準備編】
では実際に見積書を作成する為の準備をしましょう。
作成に必要なものは
- 見積書のガワ
- 商品リスト
- 見積情報
になります。
順に準備していきましょう。
見積書を作ってみよう【ガワの準備】
まずは基となる表の準備です。
これに関してはExcelのオンラインテンプレートを活用し
“見積書1 Excel”というものを使用します。
(テンプレートの検索欄で 見積書 で検索してもらえば出てきます。)
商品情報が全て載っているので助かります。
見積書を作ってみよう【商品リスト】
ガワの準備ができたら次は商品リストを作成していきます。
商品リストには
- 商品コード
- 商品名
- 単価
- 備考(備考欄あったので一応)
を載せていきます。
1️⃣ まずは 新しいシート を作成し、名前を 商品情報 と変更し
下記の様にテンプレートに記載されていた商品情報を入力します。
ひとまず土台は完成しました。
見積書を作ってみよう【VLOOKUP関数の入力】
ここまで準備ができたらいよいよVLOOKUP関数を入れていきましょう。
見積書1シートに移動し、商品名と単価を削除して関数を入れる準備をします。
上の方にある顧客情報については現時点では残しておきます。
それではここから関数を入れていきたいと思います。
まずはA20にある商品名を関数で引っ張り出すために
商品情報を確認しながら関数に必要な情報を埋めていきます。
=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索方法)
| 検索値 | A19 | A19にある商品番号を 参照します。 |
| 範囲 | 商品情報!A2:D16 (見辛くなるので$抜いています。） | シート商品情報の A2～D16の範囲を検索対象とします。 |
| 列番号 | 2 | 検索範囲の左から○番目を表示対象とします。 |
| 検索方法 | FALSE (基本FALSEで問題ないです。) | 検索値が完全一致であること。 |
A20へ関数を入力し終えたら Enterキー を押せば
チームマスコットぬいぐるみと表示されると思います。
狙ったとおりに商品名が表示されたら残りの行にも同様に関数を入れて商品名が表示されるようにしましょう。
ひとつひとつ入力するのが面倒な場合にはコピー&ペーストをするのが有効です。
=VLOOKUP(A19,商品情報!A2:D16,2,FALSE) 内の
A2:D16に＄マークを付けて
=VLOOKUP(A19,商品情報!$A$2:$D$16,2,FALSE) という形にします。
$マークはセル参照値を固定させる為に使用します。
固定させておくことで、下の列に関数を貼り付けた際に検索範囲がずれて検索から漏れてしまうのを防ぐことに役立ちます！
この状態でペーストしていくことで正常に商品名が表示されると思います！
ここまでできるようになれば完成は目前です、残りは単価と備考の欄になりますので
もうひと踏ん張りです。
単価と備考については先程入れた関数内の “列番号” を変えるだけでOKです！
先程A列に入れていた
=VLOOKUP(A19,商品情報!$A$2:$D$16,2,FALSE)の ２ を3にしたものを単価の列に
4にしたものを備考の列にいれるだけで
商品情報の単価と備考をパッと表示させることができます。
ここまで表示させることができたら残りは先程と同様にコピー&ペーストしていき
商品情報と差異がなければ完成です！
まとめ
いかがだったでしょうか？
VLOOKUP関数を使用すれば入力ミスをすることもなくなり、時短にも繋がります。
使いこなして仕事の効率をあげていきましょう！
ただし、関数を入れたあとは参照する値が正しいものであるか必ず確認してください
参照値が違えば内容も全く別のものが表示されてしまい信用問題に繋がりますのでお気をつけください。。
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