生産数や不良数、在庫数を毎日Excelに記録しているのに、月末の集計になると数式が思うように組めず、結局は手作業で数え直している、という現場は少なくありません。原因の多くは、記録を始めた時点での表の作り方にあります。この記事では、製造業の現場でそのまま使える「あとから集計・分析しやすいExcel管理表」の作り方の基本を、図解を交えて解説します。
製造業のExcel管理表でよくある失敗
現場でよく見かける管理表には、いくつか共通する問題があります。代表的なのが、紙の帳票をそのままExcelに写したような「セル結合の多用」です。日付欄や工程名欄をいくつものセルにまたがって結合してしまうと、見た目は整いますが、あとで並べ替えたりフィルターをかけたりする操作がほとんどできなくなります。
また、工程名や担当者名、良品・不良の区分をすべて自由入力にしていると、「プレス」と「ぷれす」、「A工程」と「Ａ工程（全角）」のような表記ゆれが必ず発生し、集計時に同じ工程のはずなのに別々に集計されてしまいます。1枚のシートに1か月分・1年分のデータを日付ごとに横へ横へと追加していく構造も、あとからピボットテーブルなどで集計しようとした際に相性が悪く、結局は元データを作り直す羽目になりがちです。
こうした問題は、作った直後は気づきにくいのが厄介なところです。日々の記録自体は問題なくできてしまうため、実際に「月末に不良率を工程別で集計してほしい」と言われて初めて、表の作りが集計に向いていないことが発覚します。管理表は、記録することよりも、あとで活用できることを前提に設計しておく必要があります。
崩れない「一行一データ」のテーブル構造にする
これらの問題を避ける最も基本的な考え方が、「1行に1件分のデータを記録する」という表構造です。日付・工程・担当者・生産数・不良数といった項目を列にして、記録が発生するたびに新しい行を追加していく形にします。セル結合は一切使わず、1つのセルには1つの値だけを入れるのが原則です。
この形式であれば、Excelの「テーブルとして書式設定」機能（Ctrl+T）を使うことで、見出し行が自動的に固定され、フィルターや並べ替え、集計行の追加もワンクリックで行えるようになります。さらに、テーブル化しておくと、行を追加してもテーブル範囲が自動で広がるため、月をまたいでデータを追加していっても、集計用の数式やピボットテーブルの参照範囲を毎回手直しする必要がなくなります。
下の図は、紙の帳票をそのまま再現した「セル結合型」の表と、集計・分析にそのまま使える「一行一データ型」の表を比較したものです。
入力規則（プルダウン）でミスを防ぐ設計にする
表構造を整えたら、次に取り組みたいのが入力ミスを防ぐ仕組みです。工程名や担当者名、良品・不良の区分といった、あらかじめ選択肢が決まっている項目は、自由入力ではなく「データの入力規則」機能でプルダウンリストにしておきます。入力する側は選ぶだけで済むため、表記ゆれもタイプミスもなくなります。
選択肢のリストは、管理表とは別のシートに一覧としてまとめておき、それを入力規則の元データとして参照する形にしておくと、工程が増えたときもリストを1か所直すだけで済みます。さらに一歩進めると、「工程を選んだら、その工程に対応する設備だけが選択肢に表示される」といった連動プルダウンも作れます。これは以前の記事で紹介したINDIRECT関数を入力規則の元データ欄に指定することで実現でき、選択肢が多い現場ほど入力の手間とミスの両方を減らせます。
下の図は、セルを選択するとプルダウンの矢印が表示され、あらかじめ用意したリストから選ぶだけで入力が完了する仕組みを表したものです。
集計・分析につなげるための工夫
「一行一データ」で蓄積したデータは、ピボットテーブルとの相性が抜群です。日付を行、工程を列に配置するだけで、工程別・日別の生産数や不良率を瞬時に集計できます。集計元のテーブルに1行データを追加してピボットテーブルを更新するだけで、これまで手作業で数えていた月次集計が数秒で終わるようになります。あわせて、不良率の列に条件付き書式を設定し、基準値を超えたセルを自動で赤く表示するようにしておけば、異常が起きた日をひと目で見つけられるようになります。
数式が入っているセルや、集計用のシートは、シートの保護機能でロックしておくと、現場での入力中に誤って数式を消してしまう事故も防げます。データを入力するセルだけをあらかじめ「ロックの解除」に設定しておき、それ以外のセルはシート保護で保護する、という組み合わせが実務での定番です。
これらの工夫は、どれもマクロを使わなくても標準機能だけで実現できるものばかりです。生産日報だけでなく、在庫管理表や設備の点検記録表など、日々何かを記録して後から集計するタイプの管理表であれば、同じ考え方がそのまま応用できます。最初の表設計に少し手間をかけておくだけで、日々の記録が資産として蓄積され、あとからの分析や改善活動にそのまま活用できるようになります。
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